اعتماد نظام "إدارة الوثائق الخصوصية" بشمال الشرقية

 

 

إبراء- وليد الحسني

اعتمدت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمحافظة شمال الشرقية، وذلك بتوقيع وثيقة الاعتماد بحضور كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وسعادة محمود بن يحيى الذهلي محافظ شمال الشرقية.

وأوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة أن اعتماد الوثيقة يأتي في إطار تعزيز كفاءة إدارة الوثائق وحفظها وفق أحدث المعايير العالمية، والذي يشمل إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، وذلك بعد استكمال القائمة الأسمية للوثائق الخاصة بمحافظة شمال الشرقية.

وأشار سعادته إلى أن هذا النظام يأتي كخطوة أساسية نحو بناء منظومة حديثة متكاملة لإدارة الوثائق، تعتمد على تصنيفها وترميزها وفق نظام دقيق يُسهم في تنظيم عمليات الحفظ والاسترجاع، ويعزز كفاءة العمل الإداري، كما يستند هذا التطوير إلى المعايير العالمية المعتمدة، بما يواكب توجهات سلطنة عُمان نحو التحول الرقمي والحوكمة الرشيدة، بهدف تحسين الأداء المؤسسي وتسهيل الوصول إلى المعلومات بفعالية.

وقال سعادة محمود بن يحيى الذهلي محافظ شمال الشرقية: "بدخول النظام حيز التنفيذ، ستعمل دائرة الوثائق بالمحافظة، وبالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، على تدريب الموظفين المعنيين على أساليب تطبيق النظام، وفقًا لما نص عليه قانون الوثائق الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، والذي يشمل التدريب التعريف بأدوات النظام المختلفة، مثل تصنيف الوثائق، ومدد استبقائها، وإجراءات حفظها وإدارتها وفق أفضل الممارسات الحديثة".

يشار إلى أن إعداد أدوات نظام إدارة الوثائق مر بعدة مراحل، شملت التنسيق مع الهياكل الإدارية المختصة بمكتب المحافظ، وإعداد قائمة دقيقة بأنواع الوثائق والملفات، ما أسفر عن إعداد الأدوات الإجرائية للنظام، بما في ذلك جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، والتي نالت الموافقة النهائية من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

ويمثل هذا النظام ركيزة أساسية في تطوير آليات إدارة الوثائق الحكومية، حيث يسهم في تعزيز كفاءة الأداء الإداري، وضمان الحفظ الآمن للمعلومات، وتحسين عمليات اتخاذ القرار، بما يتماشى مع رؤية السلطنة نحو تحديث الأنظمة الإدارية وتبني أفضل الممارسات في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات.

المصدر: جريدة الرؤية العمانية