اعتماد نظام تصنيف وجداول استبقاء الوثائق بمكتب محافظ شمال الباطنة
تاريخ النشر: 20th, October 2024 GMT
صحار- خالد بن علي الخوالدي
اعتمد مكتب محافظ شمال الباطنة وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائق مكتب المحافظ بمختلف تقسيماته الهيكلية وولاياته التابعة بما في ذلك مكاتب الولاة؛ بهدف تعزيز كفاءة إدارة الوثائق وحفظها وفقًا لأفضل الممارسات.
جاء ذلك من خلال توقيع اتفاقية نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائق مكتب محافظ شمال الباطنة، بحضور سعادة محمد بن سليمان الكندي محافظ شمال الباطنة، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك بمكتب المحافظة.
ويأتي هذا التعاون استنادا إلى قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60/2007)، حيث قام مكتب محافظ شمال الباطنة بإعداد دليل لإدارة وثائقه بما يتماشى مع أحكام القانون.
ويغطي الدليل كافة أنواع الوثائق المتداولة التي تعكس المهام والأنشطة المنفذة في المكتب، إلى جانب نظام تصنيف يساعد في حفظ الوثائق المتعلقة بموضوعات محددة تحت رمز واحد، مما يسهم في تسهيل الوصول إلى المعلومات واسترجاع الوثائق بسرعة وكفاءة.
ويتضمن الدليل أيضا جداول تحدد مدد استبقاء الوثائق القانونية، سواء تلك التي تحفظ في مكاتب العمل أو في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، أو ما يتم إتلافه أو حفظه بشكل دائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
ويمثل هذا النظام خطوة هامة نحو تمكين مكتب محافظ شمال الباطنة من إدارة وثائقه وفقاً لأفضل الممارسات العالمية، ما يعزز من كفاءة العمل المؤسسي ويؤكد التزام المحافظة بأعلى معايير الجودة في أداء مهامها.
وقال سعادة محمد بن سليمان الكندي، إن اعتماد نظام تصنيف وجداول استبقاء وثائق مكتب محافظ شمال الباطنة يأتي في إطار دعم جهود الحكومة في حفظ الذاكرة الوطنية، مضيفا أن هذا النظام سيمكن العاملين في مكتب المحافظ من إدارة وثائقهم بطريقة مهنية وفعالة تسهل العمليات اليومية، كما سيسهم في الحفاظ على الوثائق ذات الأهمية التاريخية بشكل مستدام للأجيال القادمة".
من جانبه، أكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني أن اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائق محافظة شمال الباطنة يهدف إلى تمكين الأقسام والدوائر المختلفة من إدارة وثائقها بشكل أكثر كفاءة، من خلال تحديد مدد الحفظ وسهولة استرجاع الوثائق، مما يساهم في تيسير سير المعاملات اليومية وضمان استمرار العمل بسلاسة، مبينا: "يساعد النظام في تحديد الوثائق الهامة التي يجب ترحيلها إلى الذاكرة الوطنية لحفظها بشكل دائم، بما يعكس الإنجازات التي تحققت في مجال أعمال المحافظة.
وأشار الضوياني إلى أنه مع اعتماد هذا النظام فقد بلغ عدد الجهات الحكومية والشركات الحكومية التي أنجزت أنظمتها أكثر من 119 جهة.
وفي السياق، تم تكريم العاملين الذين ساهموا في إعداد الدليل الوثائقي تقديرا لجهودهم المتميزة في تطوير النظام، بما يساهم في تحسين إدارة الوثائق وتحقيق التميز المؤسسي.
المصدر: جريدة الرؤية العمانية
إقرأ أيضاً:
8.8 % نمو متوقع للاستثمار المحلي بعد نظام السجلات التجارية الجديد
الرياض : البلاد
أصدر مركز الدراسات الاقتصادية باتحاد الغرف السعودية، تقريراً يقيس أثار نظام السجلات التجارية الجديد على تحسين بيئة الأعمال, وتشجيع رواد الأعمال والمشاريع الصغيرة والمتوسطة والمنشآت الاقتصادية للدخول للسوق والتوسع في الاستثمارات، بوصفه واحداً من أهم الإصلاحات الاقتصادية.
وأبراز التقرير أرقام تعكس حجم القطاع الخاص السعودي ومساهمته الاقتصادية ومن أهمها حجم الناتج المحلي للقطاع والبالغ 1.7 تريليون ريال، وعدد السجلات التجارية 1.5 مليون سجل، ونسبة التوطين 28%، ونسبة نمو الصادرات غير النفطية 12%، ومشاركة المرأة في سوق العمل 35.4%.
وأوضح التقرير التعديلات التي جاء بها النظام الجديد ومن أهمها إلغاء السجلات الفرعية للمنشآت، والاكتفاء بشكل واحد للمنشأة على مستوى المملكة، وإلغاء مدينة السجل التجاري، وأحقية تملك الشخص لمؤسسة فردية واحدة يستطيع من خلالها ممارسة أنشطته التجارية مهما تنوعت.
واستعرض التأثير الإيجابي المتوقع للنظام على منشآت القطاع الخاص لجهة توفير تكاليف إصدار السجلات الفرعية وتسهيل فتح فروع جديدة وممارسة أنشطة أكثر للمنشأة.
وتوقع التقرير أن يساهم النظام في توفير تكاليف السجلات الفرعية من 80 – 110 ملايين ريال سنوياً، ونمو الاستثمار المحلي ما بين 7.4- 8.8%، وعدد فروع المنشآت الاقتصادية ما بين 3.8- 5.3%.
ووفقاً لاستبيان أعده اتحاد الغرف شارك فيه أكثر من 1500 مستثمر ، يؤكد التقرير أن النظام الجديد للسجلات التجارية يعالج التحديات المرتبطة بالرسوم الحكومية والتي تشكل ما بين 1.7 – 4% من الإيرادات السنوية للمنشأة، حيث يسهم في خفضها مما يساعد في بدء النشاط الاقتصادي والتوسع في السوق، كما يعالج تحدي فتح فروع للمنشأة بما يدعم نمو الأعمال التجارية للمنشآت ويمكنها من الاستثمار في قطاعات جديدة.
مما يذكر أن الاتحاد وانطلاقا من دوره في دعم القطاع الخاص دأب على إعداد الدراسات الاقتصادية التي تسلط الضوء على التحديات التي تواجه المستثمرين ورفعها للجهات المختصة عبر مشاركته في المركز الوطني للتنافسية “تيسير”، في إطار الجهود المشتركة لتحسين بيئة الأعمال وزيادة جاذبية السوق السعودي.
غواصات في دول عربية المرعبة تثير مخاوف الغرب