"الوثائق والمحفوظات" تعتمد نظام إدارة الوثائق لمحافظة مسندم

خصب- الرؤية

وقع مكتب محافظ مسندم اتفاقية اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائقه مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ وذلك استنادًا إلى قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/2007)، ووقع الاتفاقية معالي السيد إبراهيم بن سعيد البوسعيدي محافظ مسندم، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وقام مكتب محافظ مسندم بإعداد دليل لإدارة وثائقه وفق ما نص عليه القانون ويتضمن أنواع الوثائق المتداولة بالمحافظة كافة التي تعكس المهام والأنشطة التي يقوم بها مكتب المحافظ إضافة إلى نظام تصنيف تلك الوثائق الذي يساهم في حفظ الوثائق المتعلقة بموضوع محدد تحت رمز تصنيف واحد مما يساعد على سرعة استرجاع الوثائق والبحث عنها.

وتضمن الدليل جداول مدد استبقاء الوثائق الذي يحدد المدة القانونية لحفظ تلك الوثائق سواء على مستوى مكاتب العمل أو مكان حفظ الوثائق الوسيطة وما سيؤول للإتلاف أو الحفظ الدائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مما سيسهم إلى تمكين "مكتب محافظ مسندم" من إدارة وثائقه وفق أفضل الممارسات وبما ينعكس إيجابياً على تحقيق الجودة والريادة في إدارة أعماله وأداء مهامه.

وقال معالي السيد إبراهيم بن سعيد البوسعيدي محافظ مسندم إلى أن اعتماد نظام إدارة الوثائق لمحافظة مسندم سيضمن سرعة وسهولة الاستدلال على الوثائق مما سيضمن استمرارية العمل وسلاسته وذلك بوجود تصنيف ثابت وموحد، كما سيضمن النظام الحفظ السليم للوثائق وحمايتها مما سيساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة، وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع. كما أكد على قابلية النظام على التمدد والتطور بحيث يبقى صالحا حتى وإن طرأ تغيير على اختصاصات الجهة المعنية وكل ذلك من شأنه أن ينعكس إيجابيا على مردودية سير العمل.

من جانبه، قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إلى أن اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائق محافظة مسندم يهدف إلى تمكين الأقسام والدوائر من تداول وثائقها وتحديد مددها وسهولة استرجاعها وتيسير المعاملات اليومية والمستمرة  لسير العمل إضافة إلى تحديد الملفات والوثائق التي تشكل أهمية لترحيلها  للذاكرة الوطنية بما أنجز في مجال المحافظة وأعمالها، موضحا أنه بهذا  الاعتماد للنظام فقد بلغ عدد الجهات التي أنجز نظامها أكثر من 117 جهة وشركة حكومية.

المصدر: جريدة الرؤية العمانية