لقاء تعريفي لمكاتب المحافظين حول "نظام إدارة الوثائق الخصوصية"

 

مسقط- الرؤية

نظَّمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاءً تعريفيًّا لمكاتب أصحاب المعالي والسعادة المحافظين، حول منهجية العمل في إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية.

وتطرق اللقاء إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في إعداده، والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهمات والأنشطة للإدارات المعنية كافة إلى جانب القيام بعملية التكشيف، بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة، إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهِّل عملية تنظيم الملفات والوثائق وإدارتها الناتجة عن القائمة الاسمية.

وتناول اللقاء أيضًا إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي إما بالاتلاف أو الحفظ الدائم في الهيئة، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي مكاتب المحافظين على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.

وتمَّ التركيز على اَلية نظام التصنيف وفتح الملفات بما يتناسب مع الموضوع والرموز الخاصة بكل موضوع، وتحديد قواعد الحفظ المناسبة بما يتناسب مع الجداول الموضوعة لمدد الاستبقاء، إضافة إلى عرض أهم الأنشطة وتوضيحها التي تقوم بها الهيئة لصالح موظفي الجهات الحكومية فيما يتعلق بالتدريب على استخدام النظام.

يشار إلى أن الهيئة أنجزت حوالي ١١٥ جهة من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء)، كما أن الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، من خلال إقامة اللقاءات التعريفية التي توضح حرص الهيئة للتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية.

المصدر: جريدة الرؤية العمانية